Dos plataformas pueden anunciar una mensualidad parecida y representar desembolsos muy distintos. Una incluye al personal administrativo; otra cobra cada usuario. Una permite exportar expedientes; otra reserva la salida de datos para un servicio adicional.
La mensualidad no basta para comparar si cada proveedor incluye conceptos distintos. Para conocer el precio real de un software de consultorio necesitas llevar todas las propuestas al mismo periodo, sumar los cargos previsibles y separar las funciones necesarias de las que probablemente no usarás.
Esta guía propone una fórmula y una matriz lista para copiar. Así puedes comparar cotizaciones de 2026 sin mezclar pagos mensuales, promociones, precios antes de IVA ni equivalencias comerciales.
Calcula primero el desembolso de los primeros 12 meses
El punto de partida no es la mensualidad anunciada, sino cuánto saldrá de tu cuenta durante el primer año. Para una contratación mensual, usa esta fórmula:
Costo del primer año = precio promocional + mensualidades regulares restantes + usuarios adicionales + mensajes + migración + almacenamiento + implementación + IVA no incluido.
Si no existe promoción, multiplica la mensualidad por 12. Cuando el proveedor ofrece pago anual, registra ese importe en una columna separada: no lo dividas y presentes como si fuera una modalidad mensual disponible.
También distingue entre costo recurrente y pago único. La migración inicial puede no repetirse, mientras que una licencia adicional o una bolsa de mensajes puede acompañarte cada mes.
Compara el dinero que realmente pagarás en 12 meses, no la cifra más pequeña que aparece en la página de precios.
Así queda el primer año de MyDoctorDiary
En los precios vigentes de MyDoctorDiary hay un solo plan Profesional. La contratación mensual cuesta $599 MXN al mes, IVA incluido, con una promoción de bienvenida de $249 MXN durante el primer mes. Desde el segundo mes se pagan $599.
Por tanto, el desembolso de los primeros 12 meses bajo contratación mensual es:
$249 + 11 × $599 = $6,838 MXN, IVA incluido.
Después del periodo promocional, 12 mensualidades regulares representarían $7,188 MXN. La suscripción puede cancelarse sin permanencia y el cobro se procesa mediante Stripe con Visa, Mastercard o American Express.
El precio anual es un solo pago, no una mensualidad
El plan anual cuesta $5,990 MXN, IVA incluido, pagados por el año completo. No se combina con la promoción del primer mes. La expresión “equivale a $499 al mes” es únicamente una equivalencia comercial redondeada para comparar; no significa que exista una modalidad anual cobrada en mensualidades de $499.
Frente a los $6,838 del primer año con contratación mensual y promoción, el pago anual representa una diferencia de $848. La decisión no depende sólo de esa diferencia: también importa si prefieres conservar liquidez mensual o hacer un desembolso único.
Consultorios con dos o más médicos
Cuando hay dos o más médicos activos en un consultorio compartido, el precio es de $399 MXN por médico al mes, IVA incluido. Para calcular el año utiliza:
$399 × 12 × número de médicos activos.
Con dos médicos, por ejemplo, el desembolso anual sería de $9,576 MXN, IVA incluido. Este cálculo utiliza el precio mensual del consultorio compartido; no presupone una promoción ni una modalidad anual que no están publicadas para ese esquema.
En un consultorio compartido, los médicos trabajan sobre un solo expediente de pacientes y cada nota queda firmada por quien la escribió. No debe confundirse con dar acceso clínico completo a recepción: el personal administrativo entra con su propia cuenta y permisos, sin acceso a las notas clínicas.
Qué está incluido y qué límite debes distinguir
El plan Profesional incluye todas las funciones, pacientes y almacenamiento ilimitados. Entre ellas están el expediente clínico, agenda, recordatorios de citas por WhatsApp, portal del paciente, documentos, importación, finanzas, inventario y cuentas con roles.
La prueba gratuita es distinta: permite cuatro pacientes, 500 MB y todas las funciones, sin pedir tarjeta. No conviene trasladar esos límites al plan pagado ni presentar la prueba como si fuera una mensualidad reducida.
La factura de la suscripción no llega automáticamente. Actualmente se solicita mediante un ticket en Soporte con la categoría “Factura”. El precio ya incluye IVA; no debe sumarse nuevamente.
Copia esta matriz antes de pedir cotizaciones
Una comparación útil necesita la misma información de todos los proveedores. Puedes copiar los siguientes campos a una hoja de cálculo y dedicar una columna a cada plataforma.
Precio y forma de pago
- Mensualidad regular: importe que pagarás una vez terminada cualquier promoción.
- Promoción: monto, duración y requisitos para obtenerla.
- Primer año mensual: promoción más las mensualidades regulares restantes.
- Pago anual: importe total y momento exacto del cargo.
- IVA: incluido o añadido a la cifra publicada.
- Permanencia: plazo forzoso, penalización o aviso previo para cancelar.
Personas que usarán el sistema
- Médico titular: incluido o cobrado como licencia base.
- Médicos adicionales: precio por cada uno y condiciones para conservar un expediente compartido.
- Recepción y asistentes: número de cuentas, costo y permisos disponibles.
- Auditor o lector: posibilidad de consultar sin modificar información.
Uso cotidiano y posibles cargos variables
- Pacientes: límite de registros, expedientes activos o consultas mensuales.
- Almacenamiento: espacio incluido y precio por excedentes.
- Mensajes: recordatorios incluidos, bolsa mensual, precio por envío y canal utilizado.
- Archivos: tipos admitidos, tamaño máximo y costo de conservar estudios.
- Módulos: expediente, agenda, recetas, inventario, finanzas y herramientas por especialidad.
Entrada y salida de información
- Migración: costo de importar Excel, CSV, PDF, fotografías o documentos anteriores.
- Implementación: configuración, capacitación y elaboración de formatos.
- Exportación: formatos disponibles y si existe un cargo al terminar la relación.
- Soporte: canal, horario y conceptos que se cobran por separado.
En MyDoctorDiary, la función de importación acepta Excel o CSV de hasta 5,000 filas por archivo. Las filas no pasan por inteligencia artificial; sólo cuando una columna no se reconoce se envían su encabezado y hasta tres valores de ejemplo para identificarla. Los documentos escaneados sí pueden ser leídos por IA y requieren revisión antes de guardarse.
Para la salida de datos, permite exportar pacientes a Excel, el expediente individual en PDF y la portabilidad clínica en JSON y HL7 CDA. La lista completa puede consultarse en qué incluye MyDoctorDiary.
El costo de salida también forma parte del precio
La posibilidad de cancelar no sirve de mucho si después resulta complicado recuperar la información. Antes de contratar, solicita una demostración de la exportación y anota qué formatos entrega el sistema. “Puedes descargar tus datos” es demasiado ambiguo si no aclara si se trata de una tabla, expedientes completos o archivos clínicos reutilizables.
Esto tiene además una dimensión documental. La NOM-004-SSA3-2012 establece que el expediente debe conservarse por un mínimo de cinco años desde la fecha del último acto médico. Cambiar de proveedor no elimina esa obligación ni convierte una exportación incompleta en respaldo suficiente.
Conviene hacer una prueba con un expediente ficticio: exporta sus notas, archivos y documentos, y verifica si puedes leerlos fuera del sistema. Esa operación revela más que una promesa comercial sobre “portabilidad”.
No pagues por una lista de funciones: paga por tu flujo real
Después de calcular el costo, identifica qué tareas resolverá cada plataforma. No necesitas asignar el mismo valor a todo. Para un consultorio con alto volumen de estudios puede pesar más el almacenamiento; para uno con varios profesionales, los permisos y el costo por médico serán decisivos.
Organiza las funciones en tres grupos:
- Indispensables: las que usarás desde el primer día para documentar, agendar o emitir documentos.
- Convenientes: reducen recaptura o facilitan el seguimiento, pero no condicionan la operación.
- Prescindibles: resultan atractivas en una demostración, aunque no corresponden con tu práctica.
Al comparar expedientes electrónicos, examina cómo se completan las notas, quién puede leerlas y qué sucede cuando se editan. La NOM-004 define el contenido y manejo del expediente; un editor de texto sin controles no equivale a un flujo diseñado alrededor de esos requisitos.
La protección de la información tampoco debe tratarse como un complemento decorativo. El artículo 18 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares exige establecer y mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales.
Solicita información concreta sobre cifrado, accesos, sesiones, bitácoras y separación de permisos. En la sección de seguridad y normas de MyDoctorDiary se describen el alojamiento en Microsoft Azure, el cifrado en reposo, la verificación en dos pasos y la bitácora encadenada. Son controles implementados, no una garantía absoluta ni una certificación oficial.
Evita cuatro comparaciones que producen conclusiones engañosas
- Mensualidad contra pago anual: lleva ambos a 12 meses y señala cuándo se desembolsa el dinero.
- Precio con IVA contra precio sin IVA: suma el impuesto únicamente cuando no venga incluido.
- Un médico contra un equipo completo: incorpora médicos, recepción y asistentes que realmente tendrán cuenta.
- Plan básico contra paquete integral: agrega módulos, mensajes, almacenamiento y exportación antes de declarar cuál cuesta menos.
Si una condición no aparece publicada, deja la celda como “pendiente” en lugar de asumir que está incluida. Conserva la cotización, la fecha y la versión de la página consultada: las condiciones comerciales pueden cambiar.
Pasos para decidir con números comparables
- Escribe cuántos médicos y miembros del personal necesitarán acceso durante el próximo año.
- Separa tus funciones indispensables, convenientes y prescindibles.
- Copia la matriz y llena una columna por proveedor.
- Calcula el desembolso de 12 meses, incluido IVA y cualquier cargo recurrente.
- Marca por separado los pagos únicos de migración, configuración o capacitación.
- Solicita una prueba de importación y otra de exportación con información ficticia.
- Compara la contratación mensual con el pago anual sin convertir este último en una mensualidad inexistente.
- Lee las condiciones de cancelación y conserva por escrito lo que el proveedor incluye.
El resultado no será necesariamente la plataforma con la mensualidad más baja. Será la que cubra tu operación con un costo anual entendible, permisos adecuados y una ruta clara para recuperar tus expedientes si más adelante decides cambiar.
